Ley de control horario en España: cómo cumplirla

Desde 2019, registrar la jornada laboral de cada trabajador ya no es opcional para ninguna empresa española, sea cual sea su tamaño o sector. Esta guía resume, en lenguaje claro, qué exige la normativa de control horario en España, cómo cumplirla y qué riesgo asume una empresa que no lo hace.

Aviso: este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un graduado social o abogado laboralista para tu caso concreto. Las cuantías de sanciones pueden actualizarse; verifica siempre la normativa vigente.

Qué es el Real Decreto-ley 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (texto consolidado en el BOE), de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para añadir un nuevo apartado, el 34.9. Este apartado obliga a todas las empresas a garantizar el registro diario de la jornada de su plantilla, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora.

La norma entró en vigor el 12 de mayo de 2019 y, a diferencia de la obligación de registro que ya existía antes solo para contratos a tiempo parcial, ahora afecta también a los contratos a jornada completa.

A quién afecta

La obligación alcanza a:

Empresas de cualquier tamaño, desde autónomos con un solo empleado hasta grandes corporaciones (consulta nuestra guía específica si eres autónomo con empleados).
Todos los sectores de actividad, salvo las excepciones legales muy limitadas (relaciones laborales de carácter especial con regulación propia, como el personal de alta dirección).
Trabajadores a jornada completa y a tiempo parcial.
Personal en teletrabajo, donde el registro es igualmente exigible y suele apoyarse en herramientas digitales.

Qué hay que registrar exactamente

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), a través de su Criterio Técnico 101/2019, aclaró que no basta con anotar el número total de horas trabajadas al día. El registro debe reflejar:

La hora exacta de inicio de la jornada.
La hora exacta de finalización.
De forma que permita comprobar el cumplimiento tanto de la jornada pactada como de los descansos legalmente establecidos.

No existe un modelo oficial único: la empresa puede usar papel, una hoja de Excel o un software especializado, siempre que el sistema sea fiable, objetivo y accesible para la plantilla, sus representantes legales y la propia Inspección.

Cómo conservarlo

Los registros deben conservarse durante 4 años y permanecer a disposición de:

Las personas trabajadoras.
Sus representantes legales (comité de empresa, delegados de personal).
La Inspección de Trabajo, que puede requerirlos en cualquier momento.

Qué pasa si no se cumple

El incumplimiento del registro horario está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000). Las infracciones graves se sancionan, según su grado, dentro de una horquilla que puede ir aproximadamente de los 750 € a los 7.500 € por infracción, pudiendo agravarse si afecta a varios trabajadores o se detecta reincidencia.

Además del riesgo económico directo, la ausencia de registro horario dificulta a la empresa defenderse en reclamaciones de horas extra. No es una inversión automática de la carga de la prueba en todos los casos: depende de si existía un horario fijo y conocido o uno irregular. Te lo explicamos con detalle, desde el punto de vista del trabajador, en qué pasa si no ficho. Y si necesitas calcular exactamente cuánto corresponde por esas horas, consulta cómo calcular las horas extra.

Cómo cumplir sin complicarte

Para una pyme, las opciones más habituales son:

Excel o papel: válido legalmente hoy en día, pero poco práctico a partir de cierto número de empleados, propenso a errores y difícil de auditar. Ojo: hay un Real Decreto en tramitación que podría exigir un registro exclusivamente digital más adelante, aunque todavía no está aprobado.
Software de control horario: automatiza el fichaje (app móvil, geolocalización, PIN, QR), genera informes listos para la Inspección y se integra con nóminas. Es la opción que recomendamos a partir de 5-10 empleados.

Evita basar el fichaje solo en huella dactilar o reconocimiento facial: en España no suele ser legal como método de control horario. Y si tienes personal en remoto, revisa también las particularidades del registro horario en teletrabajo.

Si quieres comparar las herramientas más usadas en España, consulta nuestra guía Los mejores programas de control horario. Si prefieres empezar sin gastar nada, tenemos una plantilla Excel de control horario gratuita lista para descargar.

Casos particulares

La obligación general se aplica igual a toda la plantilla, pero hay situaciones concretas que generan dudas propias:

Becarios: no siempre aplica igual que al resto de la plantilla. Te explicamos quién está obligado y quién no en control horario de becarios.
Vacaciones y bajas médicas: no hay jornada que fichar esos días, pero sí hay que reflejarlo en el sistema. Lo explicamos en registro horario en vacaciones y bajas médicas.
Permisos retribuidos: cuentan como tiempo de trabajo y deben quedar reflejados. Consulta cómo hacerlo en permisos retribuidos y registro de jornada.
Sectores con turnos partidos o varios centros de trabajo, como la hostelería: revisa nuestra guía sobre control horario en hostelería.
¿Te pueden despedir por no fichar?: no es tan directo como parece. Lo explicamos en despido por no fichar.
¿Te pueden obligar a fichar con tu móvil personal?: la respuesta corta es no. Detalles en fichar con el móvil personal.

Preguntas frecuentes

¿El registro horario es obligatorio para autónomos con empleados? Sí. La obligación no depende del tamaño de la empresa, sino de la existencia de personal contratado por cuenta ajena.

¿Sirve un Excel para cumplir la ley? Sí, siempre que registre la hora exacta de entrada y salida, sea fiable y esté disponible para trabajadores e Inspección. El riesgo es la falta de trazabilidad y los errores manuales.

¿Hace falta registrar también las pausas o el teletrabajo? La ley exige registrar el inicio y fin de la jornada; muchos convenios y buenas prácticas recomiendan además registrar las pausas. En teletrabajo la obligación es la misma que en presencial.