Control horario para autónomos con empleados

Si eres autónomo y acabas de contratar a tu primer empleado, es fácil pensar que el registro de jornada es “cosa de empresas grandes”. No lo es: la obligación depende de si tienes personal contratado, no de tu tamaño ni de tu forma jurídica.

La obligación no depende del tamaño de la empresa

El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para obligar a todas las empresas, sea cual sea su plantilla, a garantizar el registro diario de la jornada. Esto incluye:

• Autónomos con un único empleado a tiempo parcial.
• Autónomos con trabajadores temporales o de temporada.
• Micropymes de 2-5 personas que no tienen un departamento de RRHH.

No existe una excepción por tamaño de plantilla. La única diferencia real frente a una empresa grande es que, con pocos empleados, puedes cumplir con herramientas mucho más sencillas y baratas.

Desde cuándo se aplica

La obligación empieza desde el primer día del primer contrato por cuenta ajena que formalices, sea cual sea su duración o jornada. No hay periodo de gracia ni umbral mínimo de horas o de duración del contrato.

Qué debes registrar exactamente

Como cualquier empleador, tienes que guardar, para cada trabajador:

• La hora exacta de inicio y fin de la jornada cada día.
• El registro debe ser fiable (no basta con anotar “8 horas” de memoria a final de mes).
• Debe estar accesible para el propio trabajador, sus representantes legales (si los hubiera) y la Inspección de Trabajo.
• Debe conservarse durante 4 años.

Cómo cumplirlo sin complicarte, con pocos empleados

Con 1-5 empleados no necesitas un software de RRHH complejo. Las opciones más habituales, de menor a mayor sofisticación:

1. Excel o plantilla de registro: válido legalmente si registra la hora exacta y es fiable. Tienes una plantilla Excel gratuita de control horario lista para descargar, sin necesidad de dejar tu email.
2. App móvil de fichaje: recomendable si tu empleado no trabaja desde un puesto fijo (reparto, obra, visitas a clientes). Revisa qué mirar en una app de control horario para trabajadores.
3. Software de control horario en la nube: con más de 5-10 empleados suele compensar, porque automatiza informes y evita errores manuales. Consulta la comparativa de programas de control horario para ver cuál encaja con tu presupuesto y forma de trabajar.

Qué pasa si no lo tienes implantado

No registrar la jornada es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS), con sanciones económicas que van de 751 a 7.500 euros, sin que el tamaño de la empresa reduzca la cuantía. Puedes estimar tu riesgo concreto con nuestra calculadora de riesgo de sanción.

Casos particulares: familiares y empleados de hogar

Dos situaciones frecuentes entre autónomos que conviene distinguir:

• Familiares contratados por cuenta ajena (no como autónomos colaboradores en RETA): si la relación es laboral ordinaria, se aplica el registro de jornada igual que a cualquier otro trabajador.
• Empleadas y empleados de hogar: se rigen por la relación laboral especial del servicio del hogar familiar (Real Decreto 1620/2011), con sus propias reglas de tiempo de trabajo, distintas de las que se explican en este artículo. Si es tu caso, no apliques directamente lo anterior sin revisar esa normativa específica.

Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de una gestoría o un graduado social para tu situación concreta.